تاملی بر مفهوم دیوانسالاری یا بوروکراسی

دیوان سالاری یا بوروکراسی به معنی یک سیستم کارکرد عقلانی و قانونمند است.  این واژه نخست، فقط درباره مقامات اداری حکومت بکار می رفت اما رفته رفته گسترش یافت و به سازمان های بزرگ اطلاق شد. واژه بوروكراسي همواره با نام ماكس وبر آلماني قرين است. وبر مطالعات خود را از روند رشد سازمان ها با سازمان هاي واقعي و شواهد ومدارك تاريخي واقعي شروع كرد. نخستین بار، بوروکراسی به عنوان یک پدیده اجتماعی و با توجه به کاربرد عملی آن، به وسیله ماکس وبر مورد استفاده قرار گرفت.

 نظریه بوروکراسی تحت عنوان مدیریت بوروکراتیک یا نظریه ماکس وبر شناخته می شود. او معتقد بود که بوروکراسی کارآمدترین راه برای ایجاد یک سازمان، دولت و شرکت است. ماکس وبر معتقد بود این ساختار بهتر از ساختارهای سنتی است. در بوروکراسی، قوانین و مقررات هستند که حکمرانی می کنند. در این نظریه پدیده تقسیم کار و تخصصی شدن شغلها برای هر فرد توصیه شده است. او بیشتر به علت وجودی سازمان ها و نحوه اعمال قدرت نظر داشت و اصطلاح بوروکراسی را در دو معنی بکار برد:

 1- مجموع مقامات اداری

 2- سازمان های بزرگ رسمی در جامعه امروزی

بر طبق نظریه بوروکراتیک ماکس وبر، چنین ساختاری در سازمان های بزرگ ضروری بوده و در این ساختارها تمام کارهای توسط تعداد زیادی از کارکنان را انجام می گیرد. علاوه بر این، در بوروکراسی، انتخاب و پیشرفت فعالیت ها تنها بر اساس مدارک  و قوانین و مقررات صورت می گیرد.

بر اساس نظریه بوروکراتیک ماکس وبر، بوروکراسی پایه ای برای تشکیل سیستماتیک هر سازمان بوده و برای حصول اطمینان از کارآیی و کارآیی اقتصادی آن سازمان طراحی شده است. این نظریه یک مدل ایده آل برای مدیریت و اداره  آن است تا ساختار قدرت در سازمان تمرکز  داشته باشد.  با این مشاهدات، او اصول اساسی بوروکراسی را بر تقسیم کار، سلسله مراتب، قواعد و روابط غیر شخصی تعیین می کند.

مزایای بوروکراسی

مزیت بزرگی بوروکراسی این است که سازمان های بزرگ با چند لایه سلسله مراتبی را می توان به صورت ساختار یافته و به طور موثر اداره نماید. این قوانین و رویه های ایجاد شده هستند که اجازه می دهد تا  از  کارایی تمام کارکنان را به طور کامل استفاده شود.  همه اینها باعث می شود تا یک نظام مدیریتی برای حفظ کنترل و تنظیمات در صورت لزوم انجام شود. بوروکراسی به ویژه در سازمان هایی اجتناب ناپذیر است که قوانین نقش مهمی در ارائه یک نتیجه ی موثر دارند.

معایب بوروکراسی

1.وبر، بورورکراسی را در شکل مطلوب و کامل آن مورد بحث قرار داده است در حالی که در سازمان های موجود به هیچ وجه بوروکراسی به شکل مطلوب آن یافت نمی شود و الگوی وی، کلی و انتزاعی است.
2. به اعتقاد وبر، روابط غیر رسمی در سازمان موجب انحراف از بوروکراسی است در حالی که بر خلاف نظر وی، در صورتی که روابط غیر رسمی می تواند شکل منظمی به خود بگیرد و تاثیر زیادی در نتایج و عملکرد سازمان داشته باشد.

3.وبر معتقد است که هرگونه رفتار خارج از قالب های رسمی سازمان به کارآیی آن صدمه می زند و باید از این گونه روابط غیر رسمی پرهیز کرد اما مطالعات صاحبنظران مکتب روابط انسانی نشان داد روابط غیر رسمی موجب افزایش کارآیی سازمان شده است.

4.عدم توانایی بوروکراسی برای حل و فصل پاره ای از مشکلات و موانعی بویژه از نوع روابط انسانی است که از طریق مقررات رسمی و مصوب سازمان امکان حل آنها وجود ندارد.

5.بوروکراسی رابطه اعضای یک سازمان را تنها از طریق اداری و سلسله مراتب سازمانی ممکن می سازد که این نوع ارتباط مانع پیدایش روحیه قوی می شود.

6.ارتقا در موسسات و سیستم های بوروکراتیک به شیوه های مختلف اثرات نامطلوب برجای می گذارد. اگر ارتقای سازمانی به شایستگی وابسته باشد، کارمندان عادی سازمان از آن محروم می مانند و حتی روابطی غیر دوستانه نسبت به کسانی که ترفیه یافته اند، پیدا می کنند و اگر ترفیع بر اساس سابقه خدمت باشد، انگیزه برای بروز لیاقت و شایستگی از بین می رود.

7.هدف سازمان های بوروکراتیک و اصول حاکم بر آن، اصل کارآیی و افزایش تولید و خدمات است اما در سازمان های دمکراتیک، اصل آزاد منشی و اصل آزادی اختلافنظر فراتر از اصل کارآیی است. بنابراین سازماندهی بوروکراتیک خطری برای سازمان  است.

به طور خلاصه بوروکراسی در سازمان باعث ازبین بردن خلاقیت کارکنان بر اثر افراط در دیوانسالاری، نداشتن انعطاف پذیری، قربانی شدن اهداف در قالب بوروکراسی، نادیده گرفتن روابط انسانی در سازمان های بورورکراتیک، الگوی کلی و انتزاعی نسبت به استقرار کامل بوروکراسی در سازمان ها می شود.

بیشتر بخوانید

پاورپوینت آموزشی یادگیری سازمانی

پاورپوینت آموزشی آموزش تربيت ارزياب برطبق EFQM

پاورپوینت آموزشی مدیریت تحول

پاورپوینت آموزشی حکمرانی خوب

پاورپوینت آموزشی آمار و کاربرد آن در مدیریت جلد 1

با ما در تماس باشید

آکادمی تحلیل دکتر طالعی فر