تاملی بر مفهوم دفتر مدیریت پروژه

مفهوم دفتر مرکزی مدیریت پروژه ها در اوایل دهه هشتاد قرن بیستم میلادی مطرح شد. به تدريج این رویکرد به سازمان ها راه يافت و اولين نمونه هاي دفتر مديريت پروژه تأسيس شدند. با ادامه این روند، طبق پیمایش های انجام شده در سال 2010 ، بیش از 84 درصد سازمان ها به استقرار این واحد سازمانی روی آوردند و این تعداد نسبت به سال 2000 ميلادي (47 درصد) تقریبا دو برابر شد (کراوفورد،2010). فراگیرشدن رویکرد استقرار دفتر مدیریت پروژه، بیانگر نیازی است که سازمان های پروژه محور در راستای نظام بخشی به مدیریت پروژه های خود و رفع مشکلات اجرائی احساس کرده اند و با توجه به مشاهده نتایج مثبت در ديگر سازمان ها، به این راهکار روی آورده اند (هابز و اوبری[1]،2010).

بطورکلی در ارتباط با این دفاتر، تعاریف متعددی ارایه شده است که برخی از مهمترین آنها به شرح زیر است:

یک دفتر مدیریت پروژه، یک واحد یا بدنه سازمانی است که می تواند مسئول مدیریت متمرکز و هماهنگ پروژه های زیر مجموعه قلمرو خود باشد. مسئولیت های یک دفتر مدیریت پروژه می تواند دامنه ای شامل تدارکات پشتیبانی وظایف مدیریت پروژه تا مسئولیت واقعی مدیریت مستقیم یک پروژه را در برگیرد ([2]PMI، 2008).

وارد[3] (2000) دفتر مدیریت پروژه را یک واحد مستقل سازمانی می پندارد که به منظور مساعدت مدیران پروژه، تیم ها و سطوح مختلف مدیریتی در موارد راهبردی و واحد های مستقل وظیفه ای از طریق سازمان در اجرای اصول مدیریت پروژه، الگوها، شیوه ها، ابزارها و فن آوری ها تاسیس شده است. وی بیان می دارد که در عمل کارکرد این دفاتر مانند کارکرد برج مراقبت فرودگاه‌هاست، در برج مراقبت کسی خلبانی نمی‌کند ولی بدون آن‌ها عواقب خطرناکی در انتظار هواپیما‌ها خواهد بود.

دفاتر مدیریت پروژه بعنوان یک واحد سازمانی ممکن است عناوین مختلفی از جمله مرکز تعالی مدیریت پروژه، دفتر مدیریت پروژه سازمانی، دفتر مدیریت پروژه و دفتر پشتیبانی داشته باشد و وجود آن مزایایی همچون افزایش بازدهی و سودآوری پروژه ها، ایجاد ارتباطات و تعامل بهتر كاركنان با یکدیگر و با مشتریان، بهبود در تخصیص و تسهیم منابع، ارتقاي فرهنگ مدیریت پروژه و استفاده مطلوب از دانش فنی موجود را برای سازمان به دنبال دارد. (هیل[4]،2012).

سورین اسپالک (2010) در تحقیقات خود در مورد دلایل تاسیس PMO که از 444 دفتر PMO در سراسر دنیا صورت گرفته است، دلایل عمده تشکیل دفتر PMOدر سازمان ها را ارائه گزارشات جامع و یکپارچه و بهینه سازی فرآیندهای مدیریت پروژه و پورتفولیو در پروژه ها دانسته است. همچنین وی عنوان می دارد که یکی از ویژگی‌های اصلی دفتر مدیریت پروژه آن است که می‌تواند هم از نظر عمودی به تمام لایه‌های سازمان نفوذ پیدا کند و هم ازنظر افقی کلیه کارکردها و فعالیت‌های سازمان را تحت پوشش خود قرار دهد. لذا به عنوان یکی از راه‌های دستیابی به اهداف می‌تواند نقش مهمی در رسیدن سازمان به اهداف استراتژیک ایفا کند که البته اندازه و اختیارات دفتر مدیریت پروژه به مدیریت ارشد سازمان بستگی دارد. بنابراین، کاربرد دفتر مدیریت پروژه در یک سازمان با توجه به انتظارات مدیریت می‌تواند بسیار گسترده باشد.

یونگ (2006) مهم ترین دلایل تشکیل PMO را شامل ارائه استانداردها و همچنین ابزارهای یکپارچه مدیریت پروژه مانند [5]PMIS (سیستم اطلاعات مدیریت پروژه[6]) می داند.

کراوفرود[7] (2002) عنوان می دارد که دفتر مدیریت پروژه در جهت تكمیل فعالیت ها و تجربیات مدیریت پروژه در یك سازمان طراحی شده كه می توانند برای ایجاد شایستگی های سازمانی در تحلیل، طراحی ،مدیریت و بازنگری پروژه به كار گرفته شوند. به عبارت دیگر، دفتر مدیریت پروژه مركز راهكارهای مدیریت پروژه در داخل سازمان هستند كه مطابق موارد ذیل بر پروژه نظارت می كنند:

▪ ایجاد یك منبع استاندارد برای مدیریت پروژه؛

▪ بهبود ارتباطات و شیوه به كار بردن منابع داخل سازمان؛

▪ كمك به كاهش اثرات منفی پروژه های توسعه شكست خورده روی كارائی و بهره‌وری منابع.

برگرفته از فصل سوم کتاب جستاری بر مبانی سازمان های پروژه محور

اثر دکتر رضا طالعی فر